IVR-опитування в автоматичному режимі: від сценарію до аналітики за один день

Практичний гайд: як запустити IVR-опитування без оператора, з коректними метриками (response rate, completion, drop-off), юридичними нюансами та дашбордом керівника.

IVR-опитування — це спосіб зібрати якісний зворотний зв’язок без залучення оператора. Автоматичний дзвінок, короткі питання з відповідями на клавіатурі, далі — аналітика й план дій. Нижче — покрокова інструкція, що дати технікам і що контролювати менеджерам.

Коли IVR-опитування справді доречні

• Після дзвінка: оцінка якості обслуговування, перевірка дотримання скриптів.
• Після звернення в електронному кабінеті: швидкий NPS/CSAT.
• Після масових подій: інформкампанія або перевірка, чи спрацювали повідомлення.
• Соціологія для пілотів: коли «жива» соціологія надто довга й дорога.

Головні метрики (щоб не самообманюватися)

Сценарій дзвінка (блок-схема)

1. Ідентифікація (вступ на 7–9 секунд): хто телефонує і навіщо. Приклад: «Вас вітає [організація]. Просимо оцінити якість послуги. Для участі натисніть 1, для відмови — 2».
2. Згода (консенс): фіксуємо натискання «1». Відмова → подяка й кінець.
3. Ядро опитування: 3–5 коротких запитань з відповідями 1–5 або так/ні.
4. Відкрите поле (опційно): «Запишіть коментар після звукового сигналу. Натисніть решітку, щоб завершити».
5. Подяка і анонс: «Дякуємо! Узагальнені результати публікуємо на сайті».

Як писати питання, щоб люди відповідали

• Одна ідея — одне питання. Не змішуйте «чи легко подати заяву і чи зручно отримати консультацію».
• Однакові шкали. Якщо перше питання 1–5, наступні теж 1–5.
• Тон: нейтральний, без «підказки правильної відповіді».
• Тривалість: до 60–90 секунд загалом, не більше 5 закритих пунктів.
• Час дозвону: будні 10:00–19:00, уникати ранку понеділка і п’ятничного вечора.

Автоматизація: списки, хвилі, пріоритети

Робимо хвилі дозвону з паузою 60–120 хвилин між спробами та максимум 3–4 спроби на номер. Базу ділимо на сегменти (регіон, тип послуги, дата контакту), щоб порівнювати відповіді й не зашумлювати результат.

Юридичні моменти (коротко і по суті)

• Згода — перше питання фіксує «натиснув 1» і зберігається в логах.
• Мінімізація даних: зберігаємо тільки те, що потрібно для звіту, без чутливих полів.
• Термін зберігання: визначити політикою (напр., 90 днів сирі записи, 1 рік агрегати).
• Відмова від подальших дзвінків: «натисніть 9, щоб більше не брати участі» — і обов’язково реалізувати відписку в базі.

Що має бачити керівник у дашборді

• Фанел: набрано → підняли → дали згоду → завершили.
• Карта відмов (drop-off) по питаннях і причинах (відмова/без DTMF/зайнято/нема зв’язку).
• Сегменти: регіон, канал первинного звернення, тип послуги.
• Коментарі з розпізнаванням ключових слів (опційно): топ-теми тижня.
• Вартість завершеної анкети та бюджет хвилі.

Типові проблеми і як їх гасити

• Багато No-DTMF: зменшити темп дикції, додати підказку «натисніть цифру», перевірити гучність.
• Низький response rate: зміна розкладу дозвону, коректні CLIR/CLI, коротша заставка.
• Провал на 2-му питанні: воно двозначне або занадто довге — переписати, розбити на два.
• Довгі записи коментарів: обмежити до 45–60 секунд, інакше перетворюється на «гарячу лінію».

Чек-лист запуску (10 пунктів)

1. Короткий вступ 7–9 секунд, своя назва установи.
2. Фіксація згоди (клавіша «1»), відмова («2»), відписка («9»).
3. Не більше 5 запитань, одна шкала.
4. Три хвилі дозвону з паузою і random-offset по годинах.
5. Антидубль: не дзвонити тому самому номеру частіше ніж раз на 30 днів.
6. Логи: результат кожної спроби (код причини), таймінги, DTMF.
7. Дашборд керівника з фанелом і вартістю завершення.
8. Текст політики зберігання даних/термінів.
9. Тест на 50 номерів різних операторів мобільного зв’язку.
10. Пост-аналіз: зламати питання з високим drop-off і перезапустити хвилю.

Шаблон сценарію запитань

Q1 (CSAT 1–5): Наскільки ви задоволені послугою загалом? 1 — зовсім ні, 5 — повністю.
Q2 (легкість 1–5): Наскільки легко було отримати інформацію про статус звернення?
Q3 (час 1–5): Чи влаштував час очікування?
Q4 (рекомендація так/ні): Ви б порадили наш сервіс іншим?
Q5 (відкрите, опційно): Запишіть короткий коментар після сигналу, для завершення натисніть «#».

Що отримаємо за підсумком

За день можна провести пілот на 1–3 тисячі номерів, отримати чисті метрики і список тем для покращень. Автоматичний режим знімає навантаження з операторів, а фанел і drop-off показують, де саме «болить»: у тексті, тривалості або техніці.

Порада: публікуйте коротке резюме результатів на сайті: це підвищує довіру і мотивує людей відповідати наступного разу.