Щоденні відповіді без хаосу: як n8n збирає заявки із сайту, формує листи з файлами і тримає продажі в тонусі
Зв’язали форми сайту, БД клієнтів і e-mail у єдиний сценарій: заявки не губляться, файли підшиваються, менеджер отримує чистий лист із контекстом, а керівник — зрозумілу аналітику.
Продажі люблять ритм. Коли заявки з різних форм і лендингів приходять у різні поштові скриньки або чат-боти, ритм губиться: хтось не відповів, файл загубився, клієнт пішов. Ми зібрали це в один керований процес на n8n: заявка потрапляє у воркфлоу, перевіряється на повноту, підтягується з БД контекст і за хвилину клієнт отримує коректну відповідь із потрібними файлами. Менеджер — сповіщення, керівник — цифри.
Ідея рішення: «заявка → перевірка → лист → контроль»
Замість ручного пересилання та копіювання даних ми поклали на n8n чотири прості ролі: зібрати, нормалізувати, відповісти, зафіксувати. В результаті кожна заявка отримує номер, файли кріпляться автоматично, а відповідь виглядає однаково професійно незалежно від каналу.
Як це виглядає для клієнта
- Людина залишає заявку на сайті або в виджеті — додає PDF/скан чи фото.
- За 1–2 хвилини приходить лист-підтвердження з номером звернення і коротким планом наступних кроків.
- Якщо потрібні документи — отримує посилання для дозавантаження або чек-лист, що саме підготувати.
- Менеджер відповідає по суті в тій самій гілці — клієнт бачить історію спілкування, нічого не губиться.
Що робить воркфлоу n8n під капотом
- Schedule/Trigger — приймає події або опитує форму/API сайту.
- Блок перевірок — чи є контактні дані, чи валідні файли, чи не дубль.
- Збагачення з БД — підтягуємо історію клієнта, статус ліда, відповідального менеджера.
- Шаблонування відповіді — чіткий текст + персоналізація + перелік вкладень.
- Надсилання e-mail через офіційний SMTP/провайдер з DKIM/SPF, щоб не потрапляти в спам.
- Логи та метрики — пишемо в таблицю «inquiries_log»: час, канал, менеджер, SLA відповіді.
Вкладення: порядок замість хаосу
Файли з форм ми одразу приводимо до ладу: даємо зрозумілу назву (lead_2025-12-05_1245_passport.pdf), зберігаємо в структурованій теці та підшиваємо посилання в лист. Для зображень — автостиснення, для PDF — перевірка на пошкодження. Якщо файл «важкий» — клієнт отримує посилання для завантаження, а не лист на 25 МБ.
Шаблони листів, які не соромно відправляти
Відповіді виглядають однаково акуратно: логотип, звернення на ім’я, короткий підсумок заявки, наступні кроки, контакти менеджера. Без «технічної води», зате з чітким дедлайном — до якого часу з вами зв’яжуться.
Аналітика без зайвих зусиль
- скільки заявок прийшло з кожного лендингу;
- середній час до першої відповіді (SLA) та до закриття;
- частка заявок з файлами / без файлів;
- навантаження по менеджерах і годинах;
- конверсії: «заявка → контакт → угода» (якщо є CRM-мітки).
Кому це дає найбільшу цінність
- відділам продажів із багатьма формами на сайтах/лендингах;
- командам, що працюють з договорами, заявами, брифами — де є вкладення;
- державним/муніципальним сервісам, яким важливі SLA і прозорість відповідей.
Короткий чек-лист запуску
- Визначити джерела заявок (форми, API, пошта) і мінімальний набір полів.
- Зробити легкі шаблони листів: підтвердження, уточнення, відповідь.
- Увімкнути логування метрик і єдину нумерацію звернень.
- Перевірити доставність (SPF/DKIM/DMARC) і ліміти провайдера.
- Встановити прості пороги SLA й щоденний дайджест менеджеру/керівнику.
Що отримує команда
- Заявки не губляться, файли завжди на місці.
- Клієнт отримує швидку, ввічливу і структуровану відповідь.
- Менеджер працює з готовим контекстом і не витрачає час на «переклеювання» даних.
- Керівник бачить ритм продажів у цифрах, а не в листах.
Хочете побачити це у дії? Ми покажемо демо на ваших формах і допоможемо адаптувати шаблони під ваш тон і вимоги.